10 kroków do certyfikacji
Wszystko, co należy wiedzieć na temat przebiegu i poszczególnych etapów certyfikacji.
Certyfikacja jest wynikiem pozytywnej oceny przeprowadzonej przez niezależny podmiot trzeciej strony/jednostkę certyfikującą.
Niezależnie od tego, czy chodzi o certyfikację systemu zarządzania, produktu czy projektu, stanowi ona dowód zgodności z normami krajowymi lub międzynarodowymi.
Proces certyfikacji będzie się nieznacznie różnić w przypadku różnych usług, takich jak certyfikacji systemów zarządzania i produktów. Aby przeprowadzić Cię przez ten proces, jako przykład wybraliśmy certyfikację systemu zarządzania.
Jak przygotować się do akredytowanej certyfikacji ?
Po podjęciu decyzji o tym, który system zarządzania będzie wdrażany, należy wykonać pewne kroki, które pomogą Ci zacząć. Doświadczenie pokazuje, że dla przedsiębiorstw zmierzających do uzyskania certyfikacji bezcenne okazują się bardzo proste wskazówki. Dlatego przystępując do pracy pamiętaj:
- upewnij się, że zaczynasz prace z właściwym nastawieniem;
- bezcenne jest pełne zrozumienie istoty normy i posługiwanie się nią jak przewodnikiem do zdefiniowania systemu zarządzania;
- ważna jest wiedza, jakie zastosowanie i konsekwencje ma wdrożenie danego standardu w firmie;
- wykorzystuj normę jako narzędzie doskonalenia;
- zrozumienie ryzyka i procesów, które wpływają na zdolność organizacji do realizacji strategii biznesowej.;
- starannie dobierz partnera (jednostkę certyfikującą).
Jakie kroki należy podjąć?
Poniżej znajduje się 10 ogólnych kroków, które pomogą Ci otrzymać certyfikat:
1.Uzyskaj egzemplarz normy
Zdobądź normę i przeczytaj ją, by zapoznać się z jej wymaganiami. Następnie podejmij decyzję, czy certyfikacja według tej normy ma sens z punktu widzenia Twojej organizacji.
2. Przejrzyj literaturę i oprogramowanie
Dostępna jest duża ilość opublikowanych informacji, które mają pomóc w zrozumieniu i wdrożeniu normy. W przypadku niektórych norm istnieją opracowania, które zalecają, w jaki sposób wdrożyć wymagania standardu w organizacji (np. ISO/TS 9002 dla ISO 9001 i ISO 14004 dla ISO 14001). Warto poszukać tego typu przewodników i ocenić, które z nich mogą pomóc w Twoim przypadku.
3.Stwórz zespół i opracuj strategię wdrożenia
Wdrożenie systemu zarządzania musi być strategiczną decyzją całej organizacji. Ważne jest, aby kierownictwo najwyższego szczebla uczestniczyło w procesie podejmowania decyzji i tworzenia systemu. To oni decydują o strategii biznesowej, którą powinien wspierać skuteczny system zarządzania. Ponadto, potrzebny będzie zaangażowany zespół, który ten system opracuje i wdroży.
4.Określ potrzeby szkoleniowe
Członkowie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie i utrzymywanie systemu(ów) zarządzania muszą posiadać szczegółową znajomość wymagań odpowiednich norm. Dlatego opracowano cały szereg ogólnodostępnych kursów, warsztatów i seminariów. DNV prowadzi tego typu szkolenia, otwarte i dedykowane, na całym świecie. Szczegółowych informacji udzieli nasze lokalne biuro DNV.
5. Przejrzyj oferty konsultantów
Niezależni konsultanci doradzą przy opracowaniu praktycznego, realistycznego i opłacalnego planu strategii wdrożenia.
6.Opracuj dokumentację systemu zarządzania
Wybierz odpowiednią platformę dla dokumentacji systemu zarządzania (np. specjalne oprogramowanie, mapa procesów, sharepoint). Właściwa platforma jest bardzo ważna w celu zapewnienia skutecznego zarządzania, komunikacji i wdrożenia. System zarządzania powinien opisywać zasady i działania Twojej firmy. Dokumentacja to także odpowiednie procesy i inne udokumentowane informacje, które są potrzebne, aby wspierać firmę w osiągnięciu zamierzonych wyników oraz spełnieniu wymagań wybranej normy.
Ważnym krokiem w tworzeniu systemu zarządzania jest określenie niezbędnych procesów i ich wzajemnych oddziaływań, zgodnie ze strategicznym kierunkiem, polityką i celami. Procesy te powinny obejmować takie obszary, jak:
- realizacja produktów i usług (procesy operacyjne)
- spełnianie najważniejszych potrzeb i oczekiwań klientów i innych interesariuszy
- procesy zarządzania, w tym pomiaru, analizy, doskonalenia i innowacji
8. Wdrożenie systemu zarządzania
Kluczami do pomyślnego wdrożenia są komunikacja i szkolenia. W fazie wdrażania Twoja organizacja będzie działała zgodnie z przyjętymi procedurami i powiązanymi kryteriami w celu udokumentowania i wykazania skuteczności systemu zarządzania.
9. Ewentualna ocena wstępna
Można zwrócić się do jednostki certyfikującej o przeprowadzenie wstępnej oceny wdrożenia systemu zarządzania. Jej celem jest zidentyfikowanie obszarów niezgodności i słabych punktów i umożliwienie korekty tych obszarów przed przystąpieniem do procesu akredytowanej certyfikacji. Stwierdzenie niezgodności oznacza, że dany obszar systemu zarządzania nie jest zgodny z wymaganiami normy.
10. Wybór jednostki certyfikującej
Relacje z jednostką certyfikującą trwają wiele lat, ponieważ certyfikacja wymaga podtrzymywania. Kluczem do posiadania sprawnego system zarządzania jest ciągłe doskonalenie.
DNV pomoże Ci uzyskać maksymalną wartość w procesie certyfikacji dzięki partnerskiemu podejściu, audytom opartym na ryzyku i narzędziom cyfrowym zwiększającym wydajność i usprawnienia.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej na temat możliwości współpracy z jednostką certyfikującą DNV.
Możesz również przesłać do nas zapytanie o bezpłatną wycenę / ofertę.