ISO 50001 – certyfikacja systemu zarządzania energią

Punktem wyjścia jest zdobycie licencjonowanej treści normy. Bez dokładnej lektury jej wymagań trudno ocenić, czy certyfikacja w ogóle ma sens dla danej organizacji -– a to pytanie warto sobie zadać, zanim zaangażuje się w projekt czas i budżet. Pomocne bywają też dokumenty uzupełniające publikowane przez właścicieli norm, np. ISO/TS 9002 w przypadku ISO 9001 czy ISO 14004 dla ISO 14001. Firmy współpracujące z DNV mają dodatkowo dostęp do narzędzi przygotowanych pod kątem ich konkretnej branży.

Wdrożenie systemu zarządzania rzadko udaje się, gdy zajmuje się nim wyłącznie jeden dział. Bez udziału zarządu system łatwo zamienia się w formalność oderwaną od realnej strategii firmy -– a to prosta droga do tego, by po pierwszym audycie okazał się martwym dokumentem. Potrzebny jest więc zespół projektowy, który weźmie na siebie odpowiedzialność za jego opracowanie i wdrożenie. 

Zanim ten zespół zacznie działać, musi dobrze rozumieć wymagania normy. Dopiero później warto myśleć o przeszkoleniu reszty organizacji -– tak, by świadomość nowych zasad dotarła do wszystkich poziomów struktury. DNV prowadzi w tym celu szkolenia dopasowane do różnych ról i poziomów doświadczenia. 

Część organizacji decyduje się na współpracę z niezależnym konsultantem -– zwłaszcza gdy brakuje wewnętrznych zasobów lub czasu na samodzielne opracowanie planu wdrożenia. To rozwiązanie pomaga uniknąć typowych błędów już na starcie. 

Osobną kwestią jest to, gdzie na co dzień będzie funkcjonować dokumentacja systemowa. Może to być dedykowane oprogramowanie, mapa procesów albo platforma oparta na SharePoint – wybór zależy od tego, jak firma pracuje na co dzień i ile osób będzie korzystać z tych danych. 

Kolejny krok to zidentyfikowanie procesów zachodzących w organizacji -– trzeba ustalić, czym są, jak działają i w jaki sposób wpływają na siebie nawzajem. Każdemu z nich należy przypisać osobę odpowiedzialną. Każdy powinien mieć też jasno określony rezultat, jaki ma przynosić. Poziom szczegółowości dokumentacji zależy od wielkości firmy i złożoności jej działalności, ale zawsze musi spełniać wymagania normy ISO 9001:2015. 

Wdrożenie udaje się tam, gdzie komunikacja jest przejrzysta, a zespół -– odpowiednio przeszkolony. Brak jednego z tych elementów zwykle odbija się na drugim etapie: podczas próby wykazania zgodności systemu w praktyce. 

To, komu powierzy się certyfikację, wpływa na cały dalszy przebieg procesu – czasem bardziej, niż firmy się tego spodziewają. DNV pracuje na podstawie analizy ryzyka i partnerskiego podejścia, oferując bezpłatne narzędzia cyfrowe, z których można korzystać zarówno przed audytem, jak i długo po jego zakończeniu. 

Wiele organizacji decyduje się dodatkowo na wcześniejszą analizę luk. Koszt takiej wstępnej oceny zwykle zwraca się szybko -– łatwiej i taniej poprawić niezgodności przed audytem, niż mierzyć się z nimi w jego trakcie.