Sygnalizowanie nieprawidłowości – kiedy taki proces ma szansę na sukces?

Sygnalista. Warto przyswoić sobie to nowe pojęcie, które podobnie jak w wielu innych obszarach współczesnego języka, dostosowującego się do obecnej wrażliwości społecznej, zastępuje pejoratywne określenia osoby przekazującej dowolnej zwierzchności informacje na temat nieprawidłowości, nadużyć lub niezgodnych zachowań innych osób. Używanie dzisiaj innych określeń niż sygnalista jest passé, źle świadczy o osobie je wypowiadającej, jako o niedojrzałej, tkwiącej w przeszłych schematach myślowych, niemających dziś zastosowania. Kim jest więc sygnalista?

Definicja wg ISO 37002:2019: „Sygnalista (whistleblower) to osoba, która zgłasza podejrzenie lub rzeczywiste wykroczenie i ma uzasadnione przekonanie, że informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania„.

Uwaga do definicji: „uzasadnione przekonanie to przekonanie posiadane przez jednostkę na podstawie obserwacji, doświadczenia lub informacji znanych tej jednostce, które posiadałaby również osoba w takich samych okolicznościach”.

Sygnalista to osoba, która, będąc świadkiem nieprawidłowości zachodzących w organizacji lub uzyskując wiedzę na temat zachowań niezgodnych, raportuje to swoim bezpośrednim przełożonym lub innym określonym instancjom. Jest to rola, w którą wpisują się dobrowolnie członkowie organizacji wrażliwi na łamanie obowiązujących zasad lub popełnianie wykroczeń wobec obowiązujących reguł i procedur. Sygnalista to osoba, która zawiadamiając o nieprawidłowościach, robi to na podstawie faktów i subiektywnej ich oceny co do zgodności z obowiązującymi normami. Wreszcie sygnalista zgłasza nieprawidłowości w firmie nie z zamiarem osiągnięcia własnych korzyści, lecz kierując się dobrem miejsca pracy. Sygnalista nie chce nikomu zaszkodzić, lecz poprawić to, co jego zdaniem jest zagrożone – praworządność w organizacji. Sygnaliści stanowią dla zarządzających podstawowe źródło informacji dotyczących takich kwestii jak: defraudacje, kradzieże, oszustwa, nadużycia, mobbing i prześladowanie, łamanie zasad etycznych, niebezpieczne zachowania itp.

Jak sprawić, aby sygnaliści działali?

No dobrze, wiemy kim jest sygnalista, na czym polega ta rola, dlaczego jest ona ważna. Ale jak uruchomić taki proces, jak sprawić, aby sygnaliści się 

pojawili i wykonali swoją pracę?

I tu pojawia się zasadniczy problem – wyzwanie dotyczące ukształtowania w organizacji takich warunków, w których pracownik (lub jakakolwiek 

osoba) sam uzna za konieczne przekazanie informacji o zauważonej nieprawidłowości do odpowiedniej zwierzchności. Nie da się – praktycznie 

jest to nieskuteczne – nakazać pracownikom podejmowania takich działań.

Tak dochodzimy ponownie do wielokrotnie poruszanego zagadnienia: kształtowania odpowiedniej kultury organizacyjnej, w tym przypadku – tzw. kultury mówienia i słuchania (ang. speak-up/listen-up culture), gdyż, jak to już wielokrotnie dowiedziono, tylko w ten sposób możemy wpływać na indywidualne zachowania 

pracowników.

O sile kultury organizacyjnej w odniesieniu do wdrażania jakichkolwiek inicjatyw strategicznych (a wdrożenie systemu zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości jest takim działaniem) świadczy przytaczana często teza (głęboko prawdziwa) Petera Druckera: „Kultura zjada strategię na śniadanie”. Jeśli nie stworzy się odpowiedniej kultury organizacyjnej wspierającej funkcjonowanie sygnalistów, to siła kultury negatywnie nastawionej do tego procesu zawsze zwycięży!

Przypomnijmy definicję kultury organizacyjnej, bowiem to z niej wyprowadzimy kluczowe kwestie niezbędne dla powodzenia w tworzeniu warunków do działania sygnalistów: „Kultura organizacyjna jest to rezultat indywidualnych i grupowych postaw, wartości, kompetencji, stylu i jakości zarządzania oraz wzorców zachowań panujących w organizacji”. Kultura organizacji określa więc ogólnie, jaki jest stosunek pracowników do kluczowych norm i zasad organizacyjnych oraz jakie wzorce zachowań i wartości są przez nich uznawane w tym zakresie za istotne.

Na poziomie pojedynczej osoby kultura organizacyjna kształtuje 3 podstawowe czynniki decydujące o wyborze odpowiednich zachowań:

• zapewnia umiejętności (kompetencje) i świadomość (zrozumienie) obowiązujących zasad co do oczekiwanych zachowań i konsekwencji zachowań niezgodnych;
• stwarza okoliczności w środowisku pracy, sprzyjające oczekiwanym zachowaniom oraz utrudniające zachowania niezgodne;
• skłania do przyjęcia określonych wartości i przekonań, wpływających na indywidualną motywację do podejmowania zachowań oczekiwanych i zniechęcających do zachowań niezgodnych.

Kultura „mówienia i słuchania” kształtuje więc:

• wiedzę co do potrzeby zgłaszania nieprawidłowości (dlaczego?), wiedzę i umiejętności przekazywania tych informacji (jak i komu), wiedzę i zrozumienie zasad oceny zgłoszeń i postępowania dochodzeniowego, w tym zasad i metod ochrony sygnalistów (w jaki sposób?) oraz wiedzę o sposobach konkludowania dochodzeń i zamykania spraw;
• łatwy dostęp do różnych kanałów informacyjnych, zapewnia poufność informacji oraz ochronę tożsamości sygnalisty (w tym zapewnia możliwość anonimowych zgłoszeń), zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi wobec sygnalisty i osób powiązanych ze sprawą;
• postawy i zachowania kadry kierowniczej, sprzyjające, wspierające i motywujące do ujawniania wszelkich nieprawidłowości, transparentnie komunikujące o znaczeniu procesu zgłaszania nieprawidłowości oraz o wynikach przeprowadzonych dochodzeń, w zakresie możliwym do ujawnienia.

Kultura mówienia i słuchania

Odpowiedź na pytanie: jak więc taką kulturę zacząć budować zawarta jest w opublikowanej w 2021 r. normie ISO 37002. Jest to usystematyzowany, spójny ze standardowym modelem systemu zarządzania (High Level Structure) zestaw wskazówek, jakie działania, krok po kroku, należy podjąć, aby proces zgłaszania nieprawidłowości był wartościowy dla organizacji.

Twórcy normy tak określili oczekiwane rezultaty z wdrożenia systemu zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości wg ISO 37002:

• zachęcanie i ułatwianie zgłaszania nieprawidłowości;
• wspieranie i ochrona osób sygnalizujących nieprawidłowości oraz innych zainteresowanych stron;
• zapewnienie właściwego i terminowego rozpatrywania zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości;
• poprawa kultury organizacyjnej i skuteczności zarządzania;
• zmniejszenie ryzyka wystąpienia nieprawidłowości oraz niezgodnych zachowań.

Jak nietrudno sobie wyobrazić, spora część treści normy poświęcona jest kadrze kierowniczej – jej przywództwu, aktywnemu zaangażowaniu i podjęciu określonych działań zmierzających do uruchomienia i doskonalenia procesu zgłaszania nieprawidłowości.

Jednym ze szczególnych wymagań jest powołanie tzw. pełnomocnika ds. systemu zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości. Taka osoba powinna charakteryzować się odpowiednimi kompetencjami, uczciwością, autorytetem i niezależnością. Ponadto powinna posiadać bezpośredni, nieograniczony i objęty zasadą poufności dostęp do zarządu i organów właścicielskich organizacji.

Aby przywództwo kadry kierowniczej oraz aktywność wszystkich pracowników były skuteczne, szeroko w normie opisano wymagania kompetencyjne dla osób zaangażowanych w procesy zgłaszania nieprawidłowości, oceny zgłoszeń, badania i zamykania dochodzeń, podejmowania działań doskonalących, a także zakresy niezbędnych szkoleń. Mamy więc zakresy szkoleń dla wszystkich pracowników, jak również, odrębnie, dla liderów oraz osób zaangażowanych w procesy postępowania z informacją o nieprawidłowości.

Sposób postępowania

Sposób postępowania z informacją o nieprawidłowości podzielony jest w normie ISO 37002 na cztery etapy:

1. Przyjmowanie zgłoszeń o nieprawidłowościach: system zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości powinien określać sposób dokonywania i przyjmowania zgłoszeń z uwzględnieniem oczekiwań zainteresowanych stron.
2. Ocena zgłoszeń o nieprawidłowościach (triage): system zarządzania sygnalizowaniem nieprawidłowości powinien określać proces oceny otrzymanych zgłoszeń, w tym takie aspekty jak priorytet, kompletność i istotność informacji. Jednocześnie system zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości powinien zapewniać ocenę ryzyka (możliwe działania odwetowe i ich skutki) oraz poziomu ochrony i wsparcia wymaganego dla zgłaszających nieprawidłowości i innych zaangażowanych osób.
3. Reagowanie na zgłoszenia o nieprawidłowościach: system zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości powinien zapewniać bezstronne i terminowe dochodzenie, a także skuteczne i terminowe środki ochrony i wsparcia oraz monitorowania, odpowiednio dla osoby zgłaszającej nieprawidłowości i innych osób zaangażowanych, w tym osób, których dotyczy zgłoszenie. Te środki ochronne mogą zapobiegać i powstrzymywać, a także naprawiać ewentualnie poniesione szkody.
4. Zakończenie spraw dotyczących zgłaszania nieprawidłowości: system zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości powinien zapewniać mechanizm zamykania dochodzeń i podejmowania działań w odpowiedzi na zalecenia i decyzje oparte na wynikach etapu reagowania. Powinien również zapewniać możliwość kontynuacji działania środków ochrony i wsparcia dla osoby zgłaszającej nieprawidłowości i innych osób zaangażowanych, które będą odpowiednio monitorowane. 

Wyniki dochodzeń mogą być wykorzystywane do celów sprawozdawczości zarządczej, uczenia się organizacji oraz innych działań (np. działań korygujących i zapobiegawczych).

W treści normy znajdują się również wytyczne/wymagania dotyczące:

• ochrony danych i ochrony udokumentowanych informacji;
• zasad poufności w całym procesie postępowania z informacją o nieprawidłowości;
• ochrony i wsparcia dla sygnalistów;
• przeciwdziałania zachowaniom i działaniom odwetowym wobec sygnalistów;
• ochrony podmiotu zgłoszenia o nieprawidłowości;
• ochrony odpowiednich zainteresowanych stron (świadków, członków rodziny sygnalisty, członków zespołów dochodzeniowych itp.).

Podsumowując: najlepszym sposobem skutecznego stworzenia warunków, w których możliwe będzie „uruchomienie” procesu zgłaszania przez pracowników informacji o naruszeniach, jest zbudowanie kultury organizacyjnej, w której informacje takie będą miały odpowiednią wartość i cały proces począwszy od zgłoszenia do konkluzji będzie zbudowany na podstawie wytycznych ISO 37002:2021.

Sygnaliści są chronieni

Warto na zakończenie przypomnieć, że sygnaliści są pod ochroną prawną, wynikającą z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. o ochronie osób, które zgłaszają naruszenia prawa unijnego. Dyrektywa weszła w życie w grudniu 2019 r., aby zapewnić minimalne standardy, które muszą zostać wdrożone do prawa krajowego w całej UE dla przedsiębiorstw i organizacji sektora publicznego do grudnia 2021 r. 

Większość dyrektywy powinna zostać włączona do prawa poszczególnych państw do 17 grudnia 2021 r. Obejmuje to stworzenie wewnętrznego systemu sprawozdawczości dla wszystkich przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 pracowników oraz gmin i samorządów, które obsługują więcej niż 10 tys. osób. Natomiast do 17 grudnia 2023 r. wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników muszą wdrożyć wymagania dotyczące tworzenia wewnętrznych kanałów sprawozdawczych.

Dyrektywa nakazuje ochronę wszystkich sygnalistów, zarówno pracowników, jak i osób wykonujących wolne zawody na własny rachunek, wykonawców, stażystów, wolontariuszy, dyrektorów niewykonawczych i udziałowców. Ponadto obejmujeona przyszłych pracowników, którzy w ramach procesu rekrutacji mogą natknąć się na informacje wskazujące na niewłaściwe postępowanie; wszyscy wspierający, którzy pomagają informatorowi, oraz jego rodzina powinni mieć zapewnioną ochronę przed odwetem.

W Polsce nadal trwają prace nad ustawowym wdrożeniem wymagań dyrektywy 2019/1937. Najnowsza wersja projektu ustawy opublikowana została na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji w grudniu 2022 r. Obecnie główne kontrowersje związane są z określeniem instytucji właściwych do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych. W najnowszej zmianie zrezygnowano z RPO jako podmiotu właściwego do zgłoszeń zewnętrznych na rzecz Państwowej Inspekcji Pracy. Oznacza to, że gdy sygnalista nie wie, do którego z organów zewnętrznych przesłać zgłoszenie, będzie je kierował do PIP. Ta poprawka również wywołała dyskusję. Czekamy więc na dokończenie procesu uzgodnień i wdrożenie ochrony sygnalistów do polskiego systemu prawnego. 

Źródło: ATEST.pl