DNV w Polsce

Zawieszenie certyfikatu

Procedura zawieszenia lub wycofania certyfikatu
Certification by DNV GL

Zawieszenie: Unieważnienie certyfikatu na pewien okres czasu 
Cofnięcie: Stałe unieważnienie certyfikatu


Rozpoczęcie procedury zawieszenia lub cofnięcia


DNV Business Assurance może rozpocząć procedurę zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu, na przykład w sytuacjach gdy: 

1. Certyfikowane systemy zarządzania w sposób uporczywy i istotny nie spełniły wymogów certyfikacji, na przykład:

  • Nie doszło do prawidłowej reakcji na zidentyfikowaną niezgodność (niezgodności).
  • System zarządzania nie odzwierciedla aktualnego stanu organizacji i procesów, na przykład w wyniku zmian, przejęć, zmiany przedmiotu działalności itp. 
  • Nie doszło do implementacji ważnej części systemu zarządzania.
2. Uniemożliwiono przeprowadzenie audytów kontrolnych i ponownych zgodnie z wymaganą częstotliwością lub ustalonym harmonogramem. 
3. Doszło do naruszenia warunków podpisanej umowy certyfikacyjnej, na przykład poprzez:
  • Brak zapłaty należnych opłat.
  • Nieprawidłowe wykorzystanie znaku certyfikacji i informacji o certyfikacji.
4. Klient z własnej inicjatywy występuje o tymczasowe zawieszenie.
5. Od władz lub innych podmiotów otrzymano informacje mogące mieć wpływ na status certyfikatu, na przykład: 
  • Dowody istnienia niezgodności z wymogami prawnymi istotnymi dla certyfikowanego system zarządzania.
  • Dowody nieskuteczności systemu zarządzania w przypadku zaistnienia poważnych zdarzeń/wypadków.

Zarząd i upoważniony personel jednostki DNV Business Assurance, która wydała certyfikat podejmie decyzję co do działań, jakie należy podjąć, po przeprowadzeniu sprawdzenia i oceny dowodów dostępnych w sprawie. Jeśli zapadnie decyzja o zawieszeniu, zastosowana zostanie następująca procedura: Zawieszenie certyfikatu zwykle jest pierwszym etapem, po którym następuje cofnięcie certyfikatu, jeśli przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w odpowiednim czasie. W zależności od powagi problemu, DNV Business Assurance może podjąć decyzję o natychmiastowym cofnięciu certyfikatu. W przypadku gdy błąd w systemie zarządzania dotyczy konkretnej części organizacji, konkretnych produktów itp. DNV Business Assurance może również rozważyć ograniczenie zakresu certyfikacji jako alternatywy dla jej zawieszenia. DNV Business Assurance może również podjąć decyzję o udzieleniu klientowi jedynie ostrzeżenia o rozważanym zawieszeniu certyfikacji.


Zawieszenie


Decyzja o zawieszeniu certyfikatu zostanie przekazana klientowi w formalnym piśmie. Pismo zawierać będzie:
  • Oświadczenie o podjęciu decyzji o zawieszeniu certyfikatu, wraz ze szczegółowym opisem sytuacji, argumentów przemawiających za decyzją i powołaniem obiektywnych dowodów zaistnienia sytuacji skutkującej zawieszeniem.
  • Informację o prawie do udzielenia odpowiedzi na decyzję i zaskarżenia jej. Termin na udzielenie odpowiedzi i złożenie zażalenia zwykle wynosi 10 dni roboczych. Możliwe jest złożenie zażalenia zgodnie z zasadami procedury skargowej.
  • Datę rozpoczęcia zawieszenia (zwykle jest to data odbioru pisma).
  • Warunki oraz termin podjęcia czynności niezbędnych do uchylenia zawieszenia oraz konsekwencje braku podjęcia odpowiednich czynności.
  • Sposób, w jaki DNV Business Assurance weryfikować będzie, czy odpowiednie warunki zostały spełnione, a niezbędne działania naprawcze zostały podjęte 
  • Oświadczenie, że w okresie zawieszenia certyfikat jest nieważny, a korzystanie z materiałów reklamowych zawierających informacje o certyfikacji jest zabronione w okresie zawieszenia.
  • Oświadczenie, że zarówno klient, jak i DNV Business Assurance winni informować wszelkie pytające o to podmioty, że certyfikat jest zawieszony.
  • Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy.

Kontrola


DNV Business Assurance zweryfikuje, czy odpowiednie warunki zostały spełnione, a żądane czynności naprawcze zostały wprowadzone w życie. W zależności od wyników tej weryfikacji, DNV - Business Assurance podejmie jedną z następujących czynności:
  • Stwierdzi pozytywny wynik weryfikacji, uchyli zawieszenie i oświadczy, że certyfikat jest ważny
  • Stwierdzi negatywny wynik weryfikacji wobec faktu, że klient nie usunął problemów, które stały się przyczyną zawieszenia. Sytuacja ta zwykle skutkuje permanentnym cofnięciem certyfikatu (patrz niżej).
  • W obu przypadkach klient otrzyma pismo z informacją o wynikach weryfikacji.

Cofnięcie


Procedura wycofania certyfikatu zostanie wszczęta jeśli: 
  • Klient nie spełni warunków ustalonych w chwili zawieszenia certyfikatu.
  • Zawieszenie zostanie uznane za niewystarczające.
  • Decyzja o cofnięciu certyfikatu zostanie przekazana klientowi w formalnym piśmie, wraz ze zobowiązaniem do:
- Zaprzestania korzystania ze znaku certyfikacji oraz dokonywania wszelkich odniesień do certyfikacji. 
- Zwrotu certyfikatu (certyfikatów) i jego kopi do DNV Business Assurance. 
- Klientowi przysługuje prawo zażalenia. Zażalenia składane są zgodnie z zasadami procedury składania skarg.

Kontakt z Business Assurance

Wyślij wiadomość