Czym jest akredytowana certyfikacja?

Co to jest akredytacja?

Akredytacja weryfikuje kompetencje jednostki certyfikującej/rejestrującej. Aby spełnić kryteria akredytacji, organ akredytujący poddaje jednostkę certyfikującą/rejestrującą ocenie, by zweryfikować zgodność postępowania jednostki certyfikującej/rejestrującej z obowiązującymi wymaganiami. Tak waśnie odpowiednie organy audytują audytorów (jednostki certyfikujące/rejestrujące takie jak DNV - Business Assurance). 

Na czym polega akredytowana certyfikacja trzeciej strony?

Akredytowana certyfikacja systemu zarządzania jest stosowana w celu wykazania zgodności z normą w wiarygodny sposób. Korzystanie z akredytowanej certyfikacji/rejestracji pokazuje, że audytująca firma spełnia wymagania jakościowe określone przez akredytujący organ.

Risk Based Certification™ - metodyka

Risk Based Certification ™ to nasze wyjątkowe podejście do certyfikacji wszystkich systemów zarządzania. Wiedza o tym, na czym należy skupić działania doskonalące, ma kluczowe znaczenie, by przejąć kontrolę nad elementami ryzyka, które mogą zagrozić sukcesowi firmy. Przed rozpoczęciem audytu Klient dostarcza informacje, jakie procesy operacyjne są najbardziej istotne dla sukcesu firmy. My zaś oceniamy, w jakim stopniu system zarządzania Klienta wspiera te kluczowe obszary biznesu.

Nasze podejście do certyfikacji oparte na ryzyku dopasowuje proces tak, by ocenić wybrane ryzyko biznesowe oprócz sprawdzenia zgodności z wymaganiami normy. Rezultatem jest wciąż certyfikat, gdy zostanie potwierdzona zgodność systemu zarządzania, ale z dodatkowym wymiarem podróży do doskonalenia.

Jak można uzyskać certyfikat DNV? 

Skuteczny system zarządzania jest stale doskonalony. Zarówno system zarządzania, jak i certyfikat muszą być utrzymywane. Dlatego akredytowana certyfikacja składa się z 3 etapów:

• Audyt certyfikacyjny
• Doroczne utrzymanie certyfikatu
• Re-certyfikacja - raza na 3 lata

Audyt certyfikacyjny

1. Rozmowy wstępne 

Aby odpowiednio przygotować audyt, musimy wiedzieć, co dla danej organizacji jest ważne. Musimy dobrze zrozumieć strategię biznesową i czynniki, które wpływają na zdolność realizacji tej strategii. Następnie rozpoznane zostają 1 – 3 obszary szczególnego zainteresowania. Obszary te powinny być powiązane z systemem zarządzania i odzwierciedlać ryzyka lub szanse, które są dla organizacji najważniejsze. Ustalenie tych obszarów to wspólna praca Klienta i DNV, jeśli to konieczne, nasi audytorzy mogą wspomóc proces swoimi sugestiami. W tym etapie powinno uczestniczyć kierownictwo najwyższego szczebla.

2. Przegląd dokumentacji 

Nasz audytor wiodący ocenia dokumentację systemu zarządzania. Wyniki tego procesu podsumowuje raport z przeglądu dokumentacji. Raport wskazuje, czy Państwa organizacja jest gotowa do audytu certyfikacyjnego. Przegląd dokumentacji może odbyć się przed wizytą wstępną lub w połączeniu z nią.

3. Wizyta wstępna  

Przed właściwym audytem certyfikacyjnym zazwyczaj składamy Państwu wizytę wstępną. Można ją połączyć z przeglądem dokumentacji. Wizyta wstępna ma dwojaki cel:

• Sprawdzenie gotowości do audytu certyfikacyjnego, tj. przegląd księgi, sprawdzenie procedur, obejście terenu zakładu oraz krótkie sprawdzenie wdrożenia systemu zarządzania.
• Przegląd danych dotyczących obszarów szczególnego zainteresowania i uzgodnienie 1-3 konkretnych obszarów wokół których skoncentruje się audyt.
  Na tej podstawie uzgodniony zostanie program audytu.

4. Audyt certyfikacyjny

Na audyt certyfikacyjny składają się nieformalne rozmowy, badania audytowe, obserwacja pracy systemu w działaniu i przegląd odpowiednich dokumentów. W toku tego procesu ocenimy stopień zgodności Państwa systemu zarządzania z wymaganiami wybranej normy oraz funkcjonowanie w wybranych obszarach szczególnego zainteresowania. Po potwierdzeniu zgodności wydajemy certyfikat. Wyniki- w tym niezgodności - oraz wnioski zostaną przedstawione podczas spotkania zamykającego audyt oraz opisane w raporcie z audytu. Po audycie w uzgodnionym terminie należy przedstawić działania korygujące dotyczące niezgodności wraz z dowodami na ich wdrożenie.

5. Decyzja w sprawie certyfikacji i przyznanie certyfikatu

Nasz audytor wiodący zweryfikuje, czy zostały podjęte odpowiednie działania korygujące dotyczące niezgodności. Na podstawie pozytywnej opinii audytor wystawi rekomendację do wydania certyfikatu. Decyzja o wydaniu certyfikatu zostaje podjęta po niezależnym przeglądzie wewnętrznym. W przypadku pozytywnej decyzji zostaje w odpowiednim czasie wystawiony certyfikat.

Utrzymanie certyfikatu

Na tym etapie zakończył się audyt certyfikacyjny i można przejść do utrzymania certyfikacji.

Zakres certyfikacji może wymagać zmian w trakcie 3-letniego cyklu certyfikacji. W przypadku rozszerzenia zakresu proces rozpocznie się ponownie od przeglądu dokumentacji (2) (jeśli jest to wymagane), a następnie będzie przebiegał zgodnie z zasadami audytu certyfikacyjnego (4) rozszerzającego zakres.

Audyty okresowe

Każdy wydany certyfikat ma trzyletni okres ważności. Po uzyskaniu certyfikatu stworzymy harmonogram audytów okresowych, które będą przeprowadzane regularnie w ciągu trzech lat. Audyty te potwierdzają bieżącą zgodność z określonymi wymaganiami normy, przy jednoczesnej ponownej ocenie wydajności w obszarach kluczowych. Wymagany jest co najmniej jeden audyt okresowy w roku.

Audyt ponownej certyfikacji

Po upływie trzech lat certyfikacja zostanie przedłużona poprzez audyt recertyfikacyjny.

Zawieszenie lub wycofanie świadectw

Co się stanie, jeśli organizacja nie utrzyma swojego systemu zarządzania i certyfikacji? DNV posiada przejrzystą procedurę zawieszania lub wycofywania certyfikatów. Ma ona zastosowanie w sytuacjach, gdy organizacja uporczywie i poważnie nie utrzymuje zgodności z normą dotyczącą systemu zarządzania lub z powodu innych sytuacji, określonych w procedurze zawieszania i wycofywania certyfikatów.

Kto podejmuje decyzje dotyczące certyfikacji?

Zakres certyfikacji jest ustalany na wczesnym etapie procesu certyfikacji. Może jednak wymagać rozszerzenia lub ograniczenia ze względu na takie czynniki jak: przejęcia, zmniejszenie/zwiększenie firmy, dodanie nowych oddziałów itp..

Decyzje o rozpoczęciu pierwszej certyfikacji, przedłużeniu certyfikacji lub rozszerzeniu lub zmniejszeniu zakresu certyfikacji, są podejmowane przez właściwy i upoważniony personel DNV, inny niż osoby przeprowadzające audyt. Decyzja jest podejmowana na podstawie przeglądu procesu certyfikacji i związanej z nim dokumentacji.

Podobny przegląd ma również zastosowanie w przypadku zawieszenia, przywrócenia lub wycofania certyfikacji.