Certyfikacja ISO/IEC 27701: Zarządzanie informacjami dotyczącymi prywatności

Punktem wyjścia jest pozyskanie oficjalnej, licencjonowanej treści normy i dokładne przestudiowanie zawartych w niej wymagań. Dzięki temu organizacja może realnie ocenić opłacalność i zasadność wdrożenia, zanim jeszcze zaangażuje w projekt zasoby finansowe czy osobowe. Pomocne bywają również dokumenty uzupełniające publikowane przez właścicieli poszczególnych norm -– dla przykładu ISO/TS 9002 stanowi rozwinięcie wymagań ISO 9001, a ISO 14004 pełni podobną funkcję względem ISO 14001. Firmy współpracujące z DNV zyskują dodatkowo dostęp do zestawu narzędzi przygotowanych specjalnie pod kątem indywidualnych potrzeb danej organizacji.

Decyzja o uruchomieniu systemu zarządzania nie powinna zapadać na poziomie pojedynczego działu. To temat wymagający uwagi całego kierownictwa, ponieważ system musi wspierać ogólną strategię biznesową firmy, a nie funkcjonować obok niej. Konieczne jest również wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za praktyczne opracowanie i późniejsze utrzymanie systemu.

Zanim zespół przystąpi do działania, powinien mieć pełną znajomość wymagań wybranego standardu. W dalszej kolejności warto zaplanować szkolenia budujące świadomość wśród pozostałych pracowników -– niezależnie od zajmowanego stanowiska. Oferta szkoleń DNV obejmuje różne poziomy zaawansowania, dzięki czemu każda organizacja znajdzie program odpowiadający jej realnym potrzebom.

Organizacje, którym brakuje wewnętrznych kompetencji lub czasu, mogą skorzystać z usług niezależnych konsultantów. Ich zadaniem jest zaproponowanie realistycznego, dopasowanego do możliwości firmy planu wdrożenia, uwzględniającego zarówno aspekty organizacyjne, jak i finansowe.

Równie ważny jest wybór miejsca, w którym przechowywana będzie dokumentacja systemowa. Może to być specjalistyczne oprogramowanie, klasyczna mapa procesów albo rozwiązanie oparte na platformie typu SharePoint. Odpowiednio dobrane narzędzie usprawnia przepływ informacji i ułatwia nadzór nad wdrożeniem na każdym jego etapie.

Kolejnym krokiem jest zmapowanie procesów funkcjonujących w organizacji: ustalenie ich celu, sposobu przebiegu oraz wzajemnych zależności. Każdemu procesowi należy przypisać konkretne osoby odpowiedzialne oraz mierzalne rezultaty, jakie ma przynosić. Stopień szczegółowości dokumentacji zależy od wielkości przedsiębiorstwa, poziomu skomplikowania jego działalności oraz wagi danego procesu -– niezależnie od tego musi ona jednak spełniać wymagania stawiane przez normę ISO 9001:2015.

Faktyczne wdrożenie systemu opiera się na dwóch filarach: sprawnej komunikacji wewnętrznej oraz odpowiednim przeszkoleniu zespołu. To w tej fazie organizacja zaczyna funkcjonować zgodnie z opisanymi wcześniej procesami, co w efekcie pozwala jej wykazać zarówno zgodność z normą, jak i skuteczność wdrożonych rozwiązań.

Decyzja o tym, komu powierzyć proces certyfikacji, ma istotny wpływ na jego dalszy przebieg. DNV opiera swoje działanie na partnerskim podejściu oraz analizie ryzyka, oferując przy tym bezpłatne rozwiązania cyfrowe wspierające firmę na każdym etapie -– od przygotowań, przez sam audyt, po utrzymanie certyfikatu.

Zanim dojdzie do formalnego audytu, wiele organizacji decyduje się na wcześniejszą analizę luk przeprowadzaną przez jednostkę certyfikującą. Pozwala ona wychwycić obszary wymagające poprawy jeszcze przed rozpoczęciem oficjalnego procesu, co znacząco zwiększa szansę na jego sprawny i bezproblemowy przebieg.