Zawieszenie certyfikatu

Procedura zawieszenia lub wycofania certyfikatu

Zawieszenie:  Tymczasowe unieważnienie certyfikatu
Wycofanie: Stałe unieważnienie certyfikatu

Rozpoczęcie procedury zawieszenia lub wycofania certyfikatu

DNV może rozpocząć procedurę zawieszenia lub wycofania certyfikatu w sytuacjach gdy:

1. Certyfikowane systemy zarządzania w sposób uporczywy i istotny nie spełniły wymogów certyfikacji, na przykład:

  • Nie doszło do prawidłowej reakcji na zidentyfikowaną niezgodność (niezgodności).
  • System zarządzania nie odzwierciedla aktualnego stanu organizacji i procesów, na przykład w wyniku zmian, przejęć, zmiany przedmiotu działalności itp. 
  • Większa część systemu zarządzania nie jest wdrożona.

2. Uniemożliwiono przeprowadzenie audytów okresowych i recertyfikowanych zgodnie z wymaganą częstotliwością lub ustalonym harmonogramem. 
3. Warunki zawartej umowy certyfikacyjnej zostały naruszone, na przykład:

  • Brak zapłaty należnych opłat.
  • Nieprawidłowe wykorzystanie znaku certyfikacji i informacji o certyfikacji.

4. Klient z własnej inicjatywy występuje o tymczasowe zawieszenie.
5. Od władz lub innych podmiotów otrzymano informacje mogące mieć wpływ na status certyfikatu, na przykład: 

  • Dowody istnienia niezgodności z wymogami prawnymi istotnymi dla certyfikowanego system zarządzania.
  • Dowody nieskuteczności systemu zarządzania w przypadku zaistnienia poważnych zdarzeń/wypadków.
6. Wymagania właściwe dla danego schematu certyfikacji wymagają zawieszenia.
Upoważniony personel DNV podejmie decyzję dotyczącą dalszych działań na podstawie szczegółowego przeglądu i oceny dostępnych dowodów. W przypadku podjęcia decyzji o zawieszeniu zastosowana zostanie poniższa procedura.
Zawieszenie certyfikatu zwykle jest pierwszym etapem, po którym następuje wycofanie certyfikatu, jeśli przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w odpowiednim czasie. W zależności od powagi problemu, DNV może podjąć decyzję o natychmiastowym wycofaniu certyfikatu. 
W przypadku gdy nieskuteczność systemu zarządzania dotyczy określonej części organizacji, konkretnych produktów itp., DNV może również rozważyć ograniczenie zakresu certyfikacji jako alternatywę dla zawieszenia, zgodnie z wymaganiami właściwymi dla danego schematu certyfikacji. DNV może również zdecydować się jedynie na udzielenie klientowi ostrzeżenia, że rozważane jest zawieszenie.

Zawieszenie

Formalna decyzja o zawieszeniu certyfikatu jest przekazywana klientowi wraz z następującymi informacjami:

  • oświadczenie o podjęciu decyzji o zawieszeniu certyfikatu oraz data rozpoczęcia zawieszenia

  • szczegóły dotyczące zawieszonego certyfikatu oraz przyczyna zawieszenia

  • oświadczenie wskazujące, że w zależności od schematu mogą obowiązywać zasady dotyczące maksymalnego okresu zawieszenia, procedur działań korygujących, ograniczeń w zakresie powoływania się na certyfikat oraz stosowania znaków certyfikacyjnych, w tym wymagań właścicieli schematów oraz jednostek akredytujących

  • informacja o prawie do odwołania się od decyzji DNV. Standardowo na wniesienie odwołania przysługuje 21 dni, jednak inne terminy mogą mieć zastosowanie w zależności od wymagań właściwych dla danego schematu. Odwołanie może zostać złożone zgodnie z procedurą składania skarg.

W przypadku wielu schematów certyfikacji zawieszenie certyfikatu co do zasady nie powinno przekraczać 6 miesięcy, jednak mogą mieć zastosowanie odstępstwa wynikające z wymagań właściwych dla danego schematu.

Kontrola (Follow up)

Na podstawie odpowiedzi klienta oraz wdrożonych działań DNV zweryfikuje, czy problemy, które doprowadziły do zawieszenia, zostały skutecznie usunięte. W zależności od wyniku tej weryfikacji DNV:

  • stwierdzi pozytywny wynik i przywróci ważność zawieszonej certyfikacji,
  • albo stwierdzi negatywny wynik z powodu nieusunięcia przyczyn zawieszenia. Sytuacja ta zwykle skutkuje trwałym wycofaniem certyfikatu (patrz poniżej).

DNV poinformuje klienta o wynikach procesu weryfikacji.

Wycofanie (Withdrawal)

Procedura wycofania certyfikatu zostanie wszczęta, jeżeli:

  • klient nie spełni warunków przywrócenia zawieszonej certyfikacji,
  • zawieszenie zostanie uznane za działanie niewystarczające.

Formalna decyzja o wycofaniu certyfikatu jest przekazywana klientowi i obejmuje następujące informacje:

  • oświadczenie o podjęciu decyzji o wycofaniu certyfikatu oraz datę wycofania,
  • szczegóły dotyczące wycofanego certyfikatu oraz przyczynę jego wycofania,
  • konieczność zaprzestania korzystania ze znaku certyfikacji DNV lub innych znaków oraz wszelkich odniesień do certyfikacji (w tym usunięcia kopii certyfikatu),
  • informację o prawie do odwołania się od decyzji DNV. Standardowo na wniesienie odwołania przysługuje 21 dni, jednak inne terminy mogą mieć zastosowanie w zależności od wymagań właściwych dla danego schematu.

Od decyzji o zawieszeniu lub wycofaniu certyfikacji przysługuje odwołanie, które można złożyć zgodnie z procedurą składania skarg.