W dobie postępującej cyfryzacji rośnie znaczenie audytów zdalnych jako środka ułatwiającego przedsiębiorstwom zarządzanie prowadzoną działalnością, produktami i łańcuchami dostaw oraz ich audytowanie pod kątem budowy zaufania interesariuszy i klientów. W DNV stworzyliśmy procedury audytu zdalnego. Zachowując elastyczność i częstotliwość wykonywania działań, a zarazem zwiększając dynamikę audytowania, nasz tryb audytu zdalnego spełnia wszelkie wymagania jednostek akredytujących, właścicieli schematów certyfikacji oraz organów regulacyjnych. Naszym dążeniem jest rozwijanie metod audytowania w sposób umożliwiający jak najlepsze wykorzystanie każdego kontaktu z klientem.
Kiedy można zastosować tryb audytu zdalnego?
Audytować na odległość można w wielu sytuacjach, ograniczając się wyłącznie do trybu zdalnego, jak i łącząc go z osobistym wykonywaniem czynności. Dbamy o to, by zastosowane rozwiązanie było jak najlepiej dopasowane do potrzeb organizacji, z uwzględnieniem kwestii bezpieczeństwa wewnętrznego oraz wymagań akredytacji, certyfikacji oraz obowiązujących przepisów.
Audyty zdalne DNV
Audyty zdalne realizujemy wykorzystując powszechnie dostępne narzędzia komunikacji, z poziomu tabletu, smartfonu lub laptopa, takie jak Teams, FaceTime, Duo, WeChat. Połączenia odbywają się przy użyciu narzędzi standardowo stosowanych w danej organizacji. Takie rozwiązanie jest skuteczne podczas audytów prowadzonych wyłącznie w trybie zdalnym lub w ramach audytu fizycznego, jako sposób dotarcia do trudno dostępnych obszarów lub włączenia dodatkowych zasobów kompetencyjnych.
Nasi audytorzy posiadają odpowiednie przeszkolenie w zakresie audytowania na odległość, a stosowane procedury są zgodne z wymaganiami jednostek akredytujących, właścicieli schematów certyfikacji oraz organów regulacyjnych. Audyty zdalne wymagają bardzo niewielkich nakładów. W niektórych branżach właściciele schematów certyfikacji dopuszczają jedynie częściowy audyt zdalny przesuwając w czasie realizację pozostałego czasu audytu w siedzibie klienta.
Korzyści
Zastosowany w odpowiednim kontekście, z jasno sformułowanym celem, zdalny audyt może przynieść wiele korzyści związanych z większą efektywnością, lepszym dostępem do zasobów kadrowych, zwiększonym zasięgiem oraz ograniczeniem ryzyka. Właściwe podejście wymaga, by zacząć od sprecyzowania tego, co organizacja pragnie osiągnąć. Co jest jej celem?
Zdalny audyt zapewnia wielorakie korzyści:
- Poprawa efektywności audytowania:
- Eliminacja czasu podróży
- Dostępność zespołów audytujących o wymaganych kompetencjach, możliwość włączenia ich do procesu audytu na odpowiednim etapie
- Rozszerzenie zasięgu terytorialnego audytu, objęcie nim większej liczby obiektów i lokalizacji, a tym samym zwiększenie wglądu organizacji w prowadzone działania i zakresu kontroli nad nimi
- Zwiększenie dostępności zasobów kompetencyjnych:
- Możliwość efektywnego kosztowo włączenia do zespołu audytu dodatkowych audytorów o wymaganych kompetencjach
- Łatwiejszy dostęp do audytorów posiadających odpowiednie kompetencje, ponad granicami państw
- Zwiększenie zasięgu i ograniczenie ryzyka
- Możliwość uniknięcia podróży do obszarów zagrożonych, zwiększenie dostępności różnych lokalizacji, a tym samym – stopnia nadzoru
- Utrzymanie ciągłości działania w trudnych warunkach i okolicznościach
Jak to działa?
Audyt zdalny nie różni się aż tak bardzo od audytu przeprowadzanego osobiście. Bez względu na to, który wariant zostanie wybrany, audyt koncentruje się wokół wyznaczonego zakresu, zapewniając zebranie, zweryfikowanie i przechowanie odpowiednich dowodów, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi danej działalności. Jednakże charakter audytu zdalnego, w szczególności takiego, który jest przeprowadzany wyłącznie na odległość, wymaga nieco innego planowania lub wykonywania pewnych czynności.
Na przykład:
1. Wybór i skonfigurowanie narzędzi łączności. 2. Przygotowania do audytu.3. Planowanie spotkań w aplikacji do wideokonferencji.4. Planowanie przerw oraz bezpieczeństwa informacji.5. Przegląd dokumentów papierowych i elektronicznych i konwertowanie
