Jak przygotować się do roli pełnomocnika systemów zarządzania?
Pełnomocnik systemu zarządzania wspiera organizację w utrzymywaniu, monitorowaniu i doskonaleniu przyjętych sposobów działania. Nie jest jednak osobą, która samodzielnie odpowiada za cały system ani przejmuje obowiązki najwyższego kierownictwa. Współczesne normy dotyczące systemów zarządzania kładą duży nacisk na przywództwo i odpowiedzialność kierownictwa, dlatego rola pełnomocnika polega przede wszystkim na koordynowaniu działań, łączeniu różnych obszarów organizacji i wspieraniu sprawnego przepływu informacji.
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością – czy ISO 9001 wymaga tej funkcji?
W starszych wydaniach normy ISO 9001 funkcjonowała formalnie określona rola przedstawiciela kierownictwa. ISO 9001:2015 nie wymaga już utrzymywania stanowiska pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Organizacja musi natomiast odpowiednio przypisać odpowiedzialności i uprawnienia związane z funkcjonowaniem systemu.
W praktyce wiele firm nadal decyduje się na wyznaczenie osoby, która koordynuje działania dotyczące systemu zarządzania jakością. Może to ułatwiać komunikację między działami, organizację audytów, monitorowanie działań korygujących czy przygotowywanie informacji potrzebnych podczas przeglądu zarządzania.
Wyznaczenie pełnomocnika nie zwalnia jednak najwyższego kierownictwa z odpowiedzialności za skuteczność systemu. Podobnie certyfikacja ISO prowadzona przez niezależną jednostkę certyfikującą nie oznacza, że odpowiedzialność za zgodność i skuteczne funkcjonowanie systemu można przypisać wyłącznie osobie koordynującej przygotowania do audytu.
Pełnomocnik ds. jakości – jakie kompetencje pomagają w tej roli?
Pełnomocnik ds. jakości powinien łączyć wiedzę o wymaganiach systemu zarządzania ze znajomością własnej organizacji. Sama znajomość normy nie wystarczy, jeśli osoba odpowiedzialna za koordynowanie systemu nie rozumie procesów, zależności między działami, wymagań klientów i celów organizacji.
Przydatna jest też wiedza dotycząca podejścia procesowego, ryzyk i szans, monitorowania wyników, działań korygujących, audytów wewnętrznych czy przeglądu zarządzania. Ważne są również kompetencje związane z zarządzaniem udokumentowanymi informacjami i komunikacją wewnętrzną.
Równie istotne pozostają umiejętności interpersonalne. Pełnomocnik współpracuje z kierownictwem, właścicielami procesów, pracownikami różnych działów i jednostką certyfikującą. W praktyce przydają się więc umiejętności prowadzenia spotkań, jasnego wyjaśniania wymagań, organizowania pracy i angażowania innych osób w działania związane z systemem.
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością – zakres obowiązków w praktyce
Zakres obowiązków pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością nie jest określony w normie jako jeden obowiązujący wszystkie organizacje katalog. Powinien zostać ustalony z uwzględnieniem struktury firmy, zakresu systemu oraz przyjętego podziału odpowiedzialności.
Do typowych zadań pełnomocnika mogą należeć m.in.:
- koordynowanie działań związanych z funkcjonowaniem i doskonaleniem systemu,
- monitorowanie zmian mających wpływ na system zarządzania,
- wspieranie nadzoru nad udokumentowanymi informacjami,
- koordynowanie programu audytów wewnętrznych, w tym wspieranie planowania audytów i monitorowanie realizacji działań poaudytowych,
- monitorowanie realizacji i skuteczności działań korygujących,
- przygotowywanie informacji potrzebnych do przeglądu zarządzania,
- wspieranie komunikacji dotyczącej wymagań systemu,
- współpraca organizacyjna z jednostką certyfikującą podczas audytów zewnętrznych.
Nie oznacza to, że pełnomocnik powinien samodzielnie wykonywać wszystkie te zadania. W skutecznie funkcjonującym systemie odpowiedzialności są rozdzielone pomiędzy właściwe role i właścicieli procesów, a pełnomocnik może koordynować działania i wspierać zachowanie spójności całego systemu.
Pełnomocnik ds. ISO a audytor wewnętrzny – czym różnią się te role?
W firmach można spotkać nazwę pełnomocnik ds. ISO, ale nie jest to funkcja definiowana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną. Warto więc doprecyzować, za jaki system lub systemy zarządzania odpowiada dana osoba – np. jakość, środowisko czy BHP.
Pełnomocnik nie jest też automatycznie audytorem wewnętrznym. Audytor zbiera i ocenia dowody dotyczące spełnienia przyjętych kryteriów audytu. Pełnomocnik może natomiast koordynować program audytów, analizować ich wyniki i monitorować działania podejmowane po audycie.
Obie role mogą być łączone, ale przy prowadzeniu audytu trzeba zachować obiektywizm i unikać sytuacji, w której audytor ocenia działania, za które sam bezpośrednio odpowiada. Kompetencje audytorskie są jednak bardzo przydatne w pracy pełnomocnika. Szkolenie dla audytora ISO może pomóc rozwinąć umiejętności związane z planowaniem audytów, zbieraniem dowodów i przedstawianiem wyników. W DNV polecamy to szkolenie szczególnie koordynatorom systemów zarządzania jakością.
Szkolenie dla pełnomocnika zintegrowanego systemu zarządzania – jak rozwijać kompetencje?
Jeżeli organizacja łączy kilka systemów zarządzania, zakres zadań pełnomocnika może być szerszy. Zintegrowany system zarządzania może obejmować np. system zarządzania jakością według ISO 9001, system zarządzania środowiskowego według
ISO 14001 oraz system zarządzania BHP według ISO 45001.
Szkolenie dla pełnomocnika zintegrowanego systemu zarządzania powinno więc rozwijać nie tylko znajomość wymagań poszczególnych norm, lecz także umiejętność dostrzegania ich wspólnych elementów, powiązań między procesami, ryzyk i sposobów monitorowania wyników. Przydatne mogą być oferowane przez DNV warsztaty ISO dla pełnomocników, których program obejmuje m.in. podejście procesowe, ryzyko, przywództwo, monitorowanie, audyty wewnętrzne, działania korygujące i przegląd zarządzania.
Potrzebne kompetencje zależą również od branży. W przedsiębiorstwach spożywczych zakres odpowiedzialności może obejmować dodatkowo zagadnienia związane z systemem HACCP. W takim przypadku przydatne może być szkolenie dla pełnomocnika HACCP, dotyczące m.in. analizy zagrożeń, krytycznych punktów kontroli i funkcjonowania systemu HACCP.
Przygotowanie do roli pełnomocnika nie kończy się więc na poznaniu wymagań jednej normy. Najistotniejsze jest połączenie wiedzy o systemie z faktycznym zrozumieniem procesów organizacji, umiejętnością współpracy z ludźmi oraz zdolnością do monitorowania i wspierania ciągłego doskonalenia.
29.09.2026 07:46:00