Zawieszenie certyfikatu

Procedura zawieszenia lub wycofania certyfikatu

Zawieszenie:  Tymczasowe unieważnienie certyfikatu
Wycofanie: Stałe unieważnienie certyfikatu

Rozpoczęcie procedury zawieszenia lub wycofania certyfikatu

DNV może rozpocząć procedurę zawieszenia lub wycofania certyfikatu w sytuacjach gdy:

1. Certyfikowane systemy zarządzania w sposób uporczywy i istotny nie spełniły wymogów certyfikacji, na przykład:

• Nie doszło do prawidłowej reakcji na zidentyfikowaną niezgodność (niezgodności).
• System zarządzania nie odzwierciedla aktualnego stanu organizacji i procesów, na przykład w wyniku zmian, przejęć, zmiany przedmiotu działalności itp. 
• Większa część systemu zarządzania nie jest wdrożona.

2. Uniemożliwiono przeprowadzenie audytów okresowych i recertyfikowanych zgodnie z wymaganą częstotliwością lub ustalonym harmonogramem. 
3. Doszło do naruszenia warunków podpisanej umowy certyfikacyjnej, na przykład poprzez:

• Brak zapłaty należnych opłat.
• Nieprawidłowe wykorzystanie znaku certyfikacji i informacji o certyfikacji.

4. Klient z własnej inicjatywy występuje o tymczasowe zawieszenie.
5. Od władz lub innych podmiotów otrzymano informacje mogące mieć wpływ na status certyfikatu, na przykład: 

• Dowody istnienia niezgodności z wymogami prawnymi istotnymi dla certyfikowanego system zarządzania.
• Dowody nieskuteczności systemu zarządzania w przypadku zaistnienia poważnych zdarzeń/wypadków.

Zarząd i upoważniony personel jednostki DNV, która wydała certyfikat podejmie decyzję co do działań, jakie należy podjąć, po przeprowadzeniu sprawdzenia i oceny dowodów dostępnych w sprawie. Jeśli zapadnie decyzja o zawieszeniu, zastosowana zostanie poniższa procedura.
Zawieszenie certyfikatu zwykle jest pierwszym etapem, po którym następuje wycofanie certyfikatu, jeśli przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w odpowiednim czasie. W zależności od powagi problemu, DNV może podjąć decyzję o natychmiastowym wycofaniu certyfikatu.
W przypadku gdy błąd w systemie zarządzania dotyczy konkretnej części organizacji, konkretnych produktów itp. DNV może również rozważyć ograniczenie zakresu certyfikacji jako alternatywy dla zawieszenia. DNV może również podjąć decyzję o udzieleniu klientowi jedynie ostrzeżenia o rozważanym zawieszeniu certyfikacji.

Zawieszenie

Decyzja o zawieszeniu certyfikatu zostanie przekazana klientowi w formalnym piśmie. Pismo zawierać będzie:

• Oświadczenie o podjęciu decyzji o zawieszeniu certyfikatu, wraz ze szczegółowym opisem sytuacji, argumentów przemawiających za decyzją i powołaniem obiektywnych dowodów zaistnienia sytuacji skutkującej zawieszeniem.
• Informację o prawie do udzielenia odpowiedzi na decyzję i zaskarżenia jej. Termin na udzielenie odpowiedzi i złożenie zażalenia zwykle wynosi 10 dni roboczych. Możliwe jest złożenie zażalenia zgodnie z zasadami procedury skargowej.
• Datę rozpoczęcia zawieszenia (zwykle jest to data odbioru pisma).
• Warunki oraz termin podjęcia czynności niezbędnych do uchylenia zawieszenia oraz konsekwencje braku podjęcia odpowiednich czynności.
• Sposób, w jaki DNV Business Assurance weryfikować będzie, czy odpowiednie warunki zostały spełnione, a niezbędne działania naprawcze zostały podjęte 
• Oświadczenie, że w okresie zawieszenia certyfikat jest nieważny, a korzystanie z materiałów reklamowych zawierających informacje o certyfikacji jest zabronione w okresie zawieszenia.
• Oświadczenie, że zarówno klient, jak i DNV Business Assurance winni informować wszelkie pytające o to podmioty, że certyfikat jest zawieszony.
• Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy.

Kontrola

DNV Business Assurance zweryfikuje, czy odpowiednie warunki zostały spełnione, a żądane czynności naprawcze zostały wprowadzone w życie. W zależności od wyników tej weryfikacji, DNV - Business Assurance podejmie jedną z następujących czynności:

• Stwierdzi pozytywny wynik weryfikacji, uchyli zawieszenie i oświadczy, że certyfikat jest ważny
• Stwierdzi negatywny wynik weryfikacji wobec faktu, że klient nie usunął problemów, które stały się przyczyną zawieszenia. Sytuacja ta zwykle skutkuje permanentnym cofnięciem certyfikatu (patrz niżej).
• W obu przypadkach klient otrzyma pismo z informacją o wynikach weryfikacji.

Wycofanie

Procedura wycofania certyfikatu zostanie wszczęta jeśli: 

• Klient nie spełni warunków ustalonych w chwili zawieszenia certyfikatu.
• Zawieszenie zostanie uznane za niewystarczające.

Decyzja o cofnięciu certyfikatu zostanie przekazana klientowi w formalnym piśmie, wraz ze zobowiązaniem do:

- Zaprzestania korzystania ze znaku certyfikacji oraz dokonywania wszelkich odniesień do certyfikacji. 
- Zwrotu certyfikatu (certyfikatów) i jego kopi do DNV Business Assurance. 

Klientowi przysługuje prawo zażalenia. Zażalenia składane są zgodnie z zasadami procedury składania skarg.