Certyfikacja lub rejestracja według określonej normy jest wynikiem pomyślnej oceny przeprowadzonej przez niezależny podmiot, taki jak DNV. Po podjęciu decyzji o tym, jaki system zarządzania będzie wdrażać organizacja, należy wykonać pewne kroki uruchamiające cały proces.
Doświadczenie uczy, że dla przedsiębiorstw dążących do uzyskania certyfikacji bezcenne okazują się bardzo proste, pozornie trywialne zabiegi. Przystępując do rzeczy należy więc pamiętać o tym, by:
uruchamiając proces, przyjąć właściwą postawę;
w pełni zrozumieć istotę normy i posługiwać się nią jak wzorcem i wskazówką przy definiowaniu systemu zarządzania;
zdawać sobie sprawę z tego, jakie zastosowanie dla danej normy można znaleźć w Państwa organizacji i jakie będą tego implikacje;
wykorzystywać normę jako narzędzie doskonalenia;
rozumieć ryzyko i procesy wpływające na zdolność organizacji do realizowania ustalonej przez nią strategii biznesowej;
starannie dokonać wyboru partnera (jednostki certyfikującej / rejestrującej).
Co trzeba zrobić?
Oto wykaz 10 kroków, które wprowadzą Państwa na drogę do certyfikacji:
1. Uzyskanie egzemplarza normy
Należy zdobyć egzemplarz normy i zapoznać się z jej treścią i wymaganiami. Następnie trzeba zadecydować, czy certyfikacja / rejestracja według tej normy ma sesns z punktu widzenia Państwa organizacji.
2. Przegląd literatury i oprogramowania
Rynek oferuje obfitość publikacji opracowanych z myślą o ułatwieniu zrozumienia i wdrożenia normy.
3. Stworzenie zespołu i zdefiniowanie strategii
Wprowadzenie systemu zarządzania musi być strategiczną decyzją całej organizacji. Jest rzeczą ważną, aby w proces jego tworzenia zaangażowało się kierownictwo najwyższego szczebla. To ono określa strategię biznesową, którą powinien wspierać sprawny system zarządzania. Ponadto, potrzebny będzie specjalny zespół, który system opracuje i wdroży.
4. Określenie potrzeb szkoleniowych
Członkowie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie i utrzymywanie systemu(ów) zarządzania muszą posiadać szczegółową znajomość stosowanych norm. Z myślą o spełnieniu tych potrzeb opracowano cały szereg ogólnodostępnych kursów, warsztatów i seminariów. DNV prowadzi szkolenia na całym świecie. Szczegółowych informacji udzieli miejscowe przedstawicielstwo DNV.
5. Przegląd oferty konsultantów
Niezależni konsultanci doradzą przy opracowaniu skutecznego, realistycznego i ekonomicznego planu strategii wdrożenia.
6. Opracowanie księgi systemu zarządzania
Księga systemu zarządzania powinna opisywać politykę i funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Poprzez księgę, firma prezentuje dokładny opis organizacji i najlepszych praktyk przyjętych z myślą o konsekwentnym spełnianiu oczekiwań klientów.
7. Opracowanie procedur
Procedury opisują procesy organizacji oraz najlepsze praktyki stosowane w celu pomyślnej realizacji tych procesów. Procedury powinny zawierać odpowiedź na następujące pytania dotyczące poszczególnych procesów: Dlaczego? Kto? Kiedy? Gdzie? Co? Jak?
8. Wdrożenie systemu zarządzania
Kluczami do pomyślnego wdrożenia są komunikacja i szkolenie. W fazie wdrażania, organizacja będzie funkcjonowała zgodnie z procedurami opracowanymi w celu udokumentowania i wykazania skuteczności systemu zarządzania.
9. Ewentualna ocena wstępna
Można zwrócić się do jednostki certyfikującej / rejestrującej o przeprowadzenie wstępnej oceny wdrożenia systemu zarządzania. Jej celem jest zidentyfikowanie obszarów niezgodności i umożliwienie korekty tych obszarów przed przystąpieniem do procesu akredytowanej certyfikacji. Stwierdzenie niezgodności oznacza, że dany obszar systemu zarządzania nie jest zgodny z wymaganiami normy.
10. Wybór jednostki certyfikującej / rejestrującej
Relacje z jednostką certyfikującą / rejestrującą potrwają wiele lat, gdyż certyfikacja wymaga podtrzymywania. Kluczem do posiadania sprawnego system zarządzania jest ciągłe doskonalenie. Oceniając mocne strony i możliwości wprowadzenia zmian, DNV oferuje pomoc w uzyskaniu maksimum wartości z procesu certyfikacji. Dla kierownictwa najwyższego szczebla oznacza to pogłębienie wiedzy o zdolności organizacji do realizowania celów strategicznych. W dobie ścisłej obserwacji, jakiej przedmiotem są dziś korporacje, imperatywem stał się wybór jednostki certyfikującej / rejestrującej o nieposzlakowanej reputacji.
Po wdrożeniu systemu zarządzania, przygotowaniu go do certyfikacji i dokonaniu wyboru jednostki certyfikującej / rejestrującej, organizacja jest gotowa do uruchomienia akredytowanej certyfikacji: akredytowanej certyfikacji.