Certyfikacja lub rejestracja według określonej normy jest wynikiem pomyślnej oceny przeprowadzonej przez niezależny podmiot trzeciej strony, taki jak DNV. Bez względu na to, czy chodzi o certyfikację systemu zarządzania, wyrobu, czy projektu, organizacja w ten sposób dostarcza klientowi dowodów zgodności z wymaganiami określonej normy krajowej lub międzynarodowej. Ale od czego zacząć?

Proces certyfikacji w przypadku poszczególnych usług – certyfikacji systemów zarządzania, produktów lub badania zmian klimatycznych – ma nieco odmienny przebieg. Aby omówić drogę do certyfikacji, wybraliśmy jako przykład certyfikację systemu zarządzania. Jeśli interesują Państwa inne usługi, zapraszamy na nasze strony dotyczące certyfikacji wyrobu i zman klimatycznych.

Jak przygotować się do akredytowanej certyfikacji?
Po podjęciu decyzji o tym, jaki system zarządzania będzie wdrażać organizacja, należy wykonać pewne kroki uruchamiające cały proces. Doświadczenie uczy, że dla przedsiębiorstw dążących do uzyskania certyfikacji bezcenne okazują się bardzo proste, pozornie trywialne zabiegi. Przystępując do rzeczy trzeba pamiętać o tym, by:

• upewnić się, że zaczynasz proces z odpowiednim podejściem;

• w pełni zrozumieć istotę normy i posługiwać się nią jak wzorcem i wskazówką przy definiowaniu systemu zarządzania;

• zdawać sobie sprawę z tego, jakie będzie zastosowanie i jakie będą konsekwencje wdrożenia danego standardu;

• wykorzystywać normę jako narzędzie doskonalenia;

• rozumieć ryzyko i procesy wpływające na zdolność organizacji do realizowania ustalonej przez nią strategii biznesowej;

• starannie dokonać wyboru partnera (jednostki certyfikującej / rejestrującej).

Co trzeba zrobić?
Oto wykaz 10 kroków, które poprowadzą Państwa drogą do certyfikacji:

1. Uzyskanie egzemplarza normy
   Należy zdobyć normę by zapoznać się z jej treścią i wymaganiami. Następnie podejmij decyzję, czy certyfikacja / rejestracja według tej normy ma sens z punktu widzenia Państwa organizacji.

2. Przegląd literatury i oprogramowania
   Rynek oferuje obfitość publikacji opracowanych z myślą o ułatwieniu zrozumienia i wdrożenia normy.

3. Stworzenie zespołu i zdefiniowanie strategii
   Wprowadzenie systemu zarządzania musi być strategiczną decyzją całej organizacji. Jest rzeczą ważną, aby w proces jego tworzenia zaangażowało się kierownictwo najwyższego szczebla. To ono określa strategię biznesową, którą powinien wspierać sprawny system zarządzania. Ponadto, potrzebny będzie zaangażowany zespół, który ten system opracuje i wdroży.

4. Określenie potrzeb szkoleniowych
   Członkowie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie i utrzymywanie systemu(ów) zarządzania muszą posiadać szczegółową znajomość stosowanych norm. Z myślą o spełnieniu tych potrzeb opracowano cały szereg ogólnodostępnych kursów, warsztatów i seminariów. DNV prowadzi takie szkolenia na całym świecie. Szczegółowych informacji udzieli lokalne biuro DNV.

5. Przegląd oferty konsultantów
   Niezależni konsultanci doradzą przy opracowaniu skutecznego, realistycznego i ekonomicznego planu strategii wdrożenia.

6. Opracowanie księgi systemu zarządzania
   Księga systemu zarządzania powinna opisywać politykę i działanie przedsiębiorstwa. Poprzez księgę, firma prezentuje dokładny opis organizacji i najlepszych praktyk przyjętych z myślą o konsekwentnym spełnianiu oczekiwań klientów.

7. Opracowanie procedur
   Procedury opisują procesy organizacji oraz najlepsze praktyki stosowane w celu pomyślnej realizacji tych procesów. Procedury powinny zawierać odpowiedź na następujące pytania dotyczące każdego z procesów:
   - dlaczego?
   - kto?
   - kiedy?
   - gdzie?
   - co?
   - w jaki sposób?

8. Wdrożenie systemu zarządzania
   Kluczami do pomyślnego wdrożenia są komunikacja i szkolenie. W fazie wdrażania, organizacja będzie funkcjonowała zgodnie z procedurami opracowanymi w celu udokumentowania i wykazania skuteczności systemu zarządzania.

9. Ewentualna ocena wstępna
   Można zwrócić się do jednostki certyfikującej / rejestrującej o przeprowadzenie wstępnej oceny wdrożenia systemu zarządzania. Jej celem jest zidentyfikowanie obszarów niezgodności i umożliwienie korekty tych obszarów przed przystąpieniem do procesu akredytowanej certyfikacji. Stwierdzenie niezgodności oznacza, że dany obszar systemu zarządzania nie jest zgodny z wymaganiami normy.

10. Wybór jednostki certyfikującej / rejestrującej
    Relacje z jednostką certyfikującą / rejestrującą potrwają wiele lat, gdyż certyfikacja wymaga podtrzymywania. Kluczem do posiadania sprawnego system zarządzania jest ciągłe doskonalenie. Oceniając mocne strony i możliwości doskonalenia, DNV pomoże uzyskać maksimum wartości z procesu certyfikacji. Dla kierownictwa najwyższego szczebla oznacza to pogłębienie wiedzy o zdolności organizacji do realizowania celów strategicznych. W dobie analiz korporacyjnych, imperatywem staje się wybór jednostki certyfikującej / rejestrującej o nieposzlakowanej reputacji.

Po wdrożeniu systemu zarządzania, przygotowaniu go do certyfikacji i dokonaniu wyboru jednostki certyfikującej / rejestrującej, organizacja jest gotowa do uruchomienia akredytowanej certyfikacji.